重要なマーケティング機会となる展示会出展において、成功を左右するのは事前の準備です。

展示会出展のための準備には、様々なポイントがあり、それらを抑えることで失敗を避け、より大きな効果を期待できます。

この記事では、展示会出展を成功に導くための重要なポイントを詳しく解説していきます。

初めて出展する方も経験者も、これからの展示会での成果向上にお役立てください。

展示会出展の準備で押さえておくべき6つのポイント

展示会出展の準備を行う上で押さえておくべきポイントは6つあります。

①目的

②展示会の分析と選択

③コンセプトとベネフィット

④運営体制

⑤スケジュール

⑥コスト

以下に、それぞれのポイントについて解説します。

①目的

展示会出展の準備でまず重要となるのは、目的を明確に設定することです。

目的が明確であれば、後の展示内容やプロモーション戦略の策定など、具体的な計画を立てやすくなります。

出展目的の例としては、「新規顧客の獲得」、「認知度の向上」、「既存顧客とのリレーションシップ強化」などが挙げられます。

このうち、「新規顧客の獲得」を目的として決定した場合、その目的達成のボーダーを「展示会での商談件数50件以上」、「名刺交換100枚以上」など数値で示すと後に効果を評価しやすくなります。

ただし、数値目標を設定する際は、質も考慮に入れることが重要です。

例えば名刺獲得枚数を目標として掲げた場合は、名刺を集めるだけではなく、質の高いリードの獲得を目指すべきであり、そのためには事前の顧客分析やターゲット設定が必須となります。

②展示会の分析と選択

展示会出展を成功させるためには、自社の目的に合った展示会を慎重に選ぶことが不可欠です。

適切な展示会の選択には、事前の情報収集と詳細な検討が必要です。

情報収集には、JETRO（日本貿易振興機構）のJ-messe（世界の見本市・展示会情報）をはじめ、見本市や展示会情報を提供するポータルサイトを活用すると便利です。

また、小規模展示会も検討する価値があります。小規模ながらも、目的に合った集客が期待できる場合があり、効率的な商談や深い関係構築を期待できるからです。

リスト化した展示会の中から、出展費用、場所、期待される効果、ターゲット層の適合性などを検討し、自社の製品やサービスに最も適したイベントを選びます。

参考サイト：日本貿易振興機構（ジェトロ）世界の見本市・展示会情報（J-messe）

https://www.jetro.go.jp/j-messe/

③コンセプトとベネフィット

展示会出展の準備において、明確にしなければならないのは、出展のコンセプトと来場者に提供するベネフィットです。

コンセプトは出展の核となるメインコンテンツであり、ブースデザインや運営体制の方針を決定する基盤となります。

製品やサービスの魅力、技術力の展示、企業の認知度向上、ブランドイメージの強化など来場者にアピールしたいポイントはたくさんありますが、出展コンセプトを詰め込みすぎると来場者に何を伝えたいかが分かりにくくなり、結果として展示会出展の目的を達成できない恐れがあります。

そのため、これらをを俯瞰的にて、優先順位を明確にし、重点的にアピールすべき内容を選定することが重要です。

コンセプトが定まれば、次はそれが来場者や顧客にどのような利益をもたらすか、つまりベネフィットを明確化する作業が求められます。

ベネフィットは、来場者がどうしてそのブースに足を運ぶべきかの明確な理由となり、競合との差別化要因へと直結します。

④運営体制

展示会出展の成功は、適切な運営体制を整備できるかによって大きく左右されます。

まず、展示会前には展示内容やブースの設計だけでなく、事前にプロジェクト体制を策定し、ます。

申請手続きなどの事務業務、業者との連絡業務、準備物の手配など、各スタッフの役割分担を決めておくことで、開催までの準備を効率的に進めることができます。

会期中の運営体制については、人員配置計画を策定し、どのスタッフがどの時間帯にどの位置でどのような役割を果たすのかを明確にすることも必要です。

また、異常気象や設備の故障、スタッフの急病などの緊急事態に備えたリスク対応計画も準備し、想定外の事態に迅速に対応できるようにしましょう。

起こり得る事態に対するプランも含めて当日のスタッフの動きや来場者対応のシミュレーションをしておくことで、よりスムーズに運営することが可能となります。

会期後は、展示会で得たリードの情報を最大限に活用するためのデータ分析・管理・フォロー体制の策定が必要です。

⑤スケジュール

展示会出展の準備では、細やかなスケジュール設定も重要です。

展示会の準備には、出展申し込み手続きだけでなく、ブースのデザイン、業者への依頼、展示物の選定、配布物の制作など、多くの重要なタスクが含まれます。

これらのタスクを効率よく進めるためには、申請期限や各種手配の締め切りを把握し、そこから逆算しながらスケジュールを組む必要があります。

スケジュールは柔軟性を持たせつつも、各フェーズでの優先事項を明確にすることが重要です。

例えば、初期段階では集客プランの策定を最優先にし、中期ではブースデザインと展示内容の最終確認を行い、直前期には物流や現地での準備に焦点を当てるようにスケジュールを組みます。

⑥コスト

展示会出展の準備では、コスト感覚を持つことが非常に重要です。

展示会の出展費用は、一次費用と二次費用の二つに大きく分けられます。

一次費用は、展示スペースの賃借料や基本的な設備使用料など、出展に直接関連する固定費です。

二次費用は装飾やプロモーション物品、交通費や宿泊費など、計画や規模によって変動する部分が大きい変動費です。

これらのコストを算出し、展示会からどれだけの収益が見込めるかという費用対効果を評価することは簡単ではありません。

展示会はその性質上、直接的な売上げに即座に結びつかないことも多く、その効果は長期的なブランド認知やリード獲得、顧客関係の構築によって測られることが多いためです。

したがって、出展の費用対効果を評価する際は、短期間での収益回収を目指すのではなく、戦略的な視点から見た長期的な効果を考慮する必要があります。

まとめ

展示会出展を成功させるためには、準備段階から戦略的にアプローチすることが重要です。

本記事で紹介した6つのポイントを抑えることで、展示会出展におけるリスクを最小限に抑え、最大限の成果を引き出しやすくなります。

是非、今後の参考にしてください。