展示会出展をの効果を最大限にするためには、メールを用いた事前の告知と会期後のアフターフォローが効果的です。
展示会の告知メールは、来場を促すための最初の接点であり、どのように興味を引きつけるかが重要です。
一方、会期後のフォローメールは、展示会で得たリード（見込み顧客）を育成し、最終的なビジネスチャンスへとつなげるための重要なステップです。
この記事では、展示会出展の成功に不可欠な、告知とフォローのためのメールテクニックを例文付きで紹介します。
展示会への出展をメールで案内
展示会出展の告知メールは、来場者数を増やすための効果的な手段です。
事前の案内メールは、先方が余裕を持ってスケジュールを組めるよう、展示会開催日の2～3週間前が目安です。
既存の取引先や潜在的な顧客リストに対して事前にメールを送り、展示会に出展したブースを訪れてもらえるよう働きかけます。
このメールの主な記載事項は、展示会の日時、場所、ブースの位置、アクセス方法、参加費用、そして展示内容など、です。
必要な情報がわかりやすく整理されていれば、メールの受信者は展示会訪問を計画しやすくなります。
展示会出展の案内メールの例文
件名:
【ご案内】△△△△展示会におけるXXXデモ実演のお知らせ
本文：
株式会社ABC
○○ 様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社XYZの□□でございます。
このたび弊社は、XX月XX日から<会場場所>で開催されます「△△△△展示会」に出展いたします。
弊社ブースでは、既存の「<製品1>」の体験デモとともに、新製品「<製品2>」の発表会を実施いたします。
また、お立ち寄り頂いた方には、展示会限定のノベルティとして「<来場特典>」をプレゼントしております。
本展示会が、皆様にとって有意義な情報交換の場となりますよう準備しております。
お誘い合わせのうえ、是非足をお運びいただきますようお願い申し上げます。
展示会の詳細は下記の通りです。
展示会名称：△△△△展示会
日時：XX月XX日
場所：<住所や地図>
アクセス：<最寄り駅からの行き方>
弊社ブース位置：<自社のブースの位置>
参加費用：<有料・無料などの詳細>
展示内容：＜自社のブースの展示内容＞
<製品1>と<製品2>についてのデモンストレーションのスケジュールや内容にご興味がございましたら、事前にお問い合わせいただけますと幸いです。
問い合わせ先：担当□□
電話：00-0000-0000
mail:XXXXXXX＠XXX.jp
株式会社XYZ
□□ 太郎
mail:XXXXXXX＠XXX.jp
Tel:00-0000-0000会期後フォローメールでリードを新規顧客に
展示会後のお礼メールは、見込み客を新規顧客に育てるために効果的です。
展示会終了後、リードが多くの情報を得る中で自社の存在を忘れてしまうことは少なくありません。
そのため、お礼メールを通じて、自社の製品やサービスを再度思い出してもらい、さらに印象を深めていきます。
具体的には、展示会での交流や展示内容を軽く振り返りつつ、感謝の意を表し、自社のウェブサイトへの誘導や資料請求の案内を行います。
メール内での適切な情報提供は、リードが実際に関心を持っている内容に触れる機会を与え、その後のコミュニケーションへとスムーズにつなげるための起点となります。
特に新規顧客になる可能性の高いリードに対しては訪問してもらった当日のうちにお礼メールを送るのが望ましいです。遅くとも展示会終了後3営業日以内には送信するように心がけましょう。
リードの興味やニーズに寄り添った内容を心掛け、適度なアプローチで関係を築いていくことが、展示会後のフォローアップ成功のコツです。
展示会後のお礼メール作成のポイント
展示会後のフォローアップはすべてのリードに対し一律に行うのではなく、確度の高いリード・低いリード、の2パターンに分けて行うと、より効果的です。
以下に、それぞれのリードについてのお礼メールの例文を紹介します。
高確度リードへのお礼メール例文
件名：
△△△△展示会のご来場、誠にありがとうございました - 株式会社ABC
本文：
株式会社ABC
〇〇 様
株式会社XYZの□□です。
本日は「△△△△展示会」にて弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様との会話で、貴社の課題について具体的にお伺いすることができ、非常に有意義な時間を持てたことを嬉しく思います。
特に▲▲については、弊社の最新ソリューションが大きな解決策となると確信しております。
貴社のさらなる発展のために、ぜひ具体的な提案をさせていただければと考えております。
この度の展示会では時間が足りなかったため、詳細については後日お話しできればと思います。
改めて日程調整のご連絡をさせていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。
今後とも株式会社ABCをどうぞ宜しくお願い申し上げます。
低確度リードへのお礼メール例文
件名：
△△△△展示会へのご来場、感謝申し上げます - 株式会社ABC本文：
株式会社○○
●● 様
先日は「△△△△展示会」で弊社ブースへお立ち寄りいただき、ありがとうございました。
株式会社ABCの□□です。
展示会では様々な製品や技術をご紹介しましたが、特にご興味をお持ちだった「<製品1>」について、さらに詳細な情報をお送りいたします。
詳細は以下のリンクからご覧いただけます。
[製品詳細ページ]
(https://～～～～～～)
また、当社では定期的に新しい技術や業界のトレンドについての情報を発信しております。
こちらも合わせてご覧いただけると幸いです。
[自社ブログ]
(https:/～～～～～～)
何かご質問や追加で情報が必要な場合は、いつでもお気軽にお問い合わせください。
今後とも株式会社ABCをどうぞ宜しくお願い申し上げます。まとめ
展示会出展の告知と会期後のフォローメールは、より多くのリードを獲得し、顧客へと育て上げるために効果的な手段です。
本記事で紹介したテクニックを用いて、それぞれのリードのセグメントに適したメールを作成し、見込み客とのつながりを強化しましょう。
